الإقفال
إقفال تستطيع تسليمه
إلى مراجعك الخارجي.
معظم برامج الإقفال تسجّل أنك ضغطت زراً. وهذا يسجّل أن العمل قد حدث: من نفّذه، ومتى، وما يثبته، ومن وافق عليه.
- 01
ابدأ من قائمة إجراءات
ابدأ من واحدة من ثلاث: إقفال قياسي، أو إقفال متعدد الكيانات، أو إقفال مدفوعات بمطابقة التسويات وحماية أموال العملاء. عدّل فيها ما شئت. ووزّع بنداً واحداً على حساباتك البنكية أو كياناتك، فثمانية حسابات تعني ثمانية اعتمادات، لا اعتماداً واحداً يغطيها جميعاً.
- 02
الشهر يفتح نفسه
إقفال فترة يفتح التي تليها. ويصل كل إجراء ومعه مسؤوله ومراجعه وموعد محسوب بأيام العمل على تقويمك أنت، بعطلة نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية.
- 03
العمل يُعَدّ
يؤدي المُعِدّ الإجراء ويرفق ما يثبته. والبنود التي تستلزم مستنداً مؤيداً لا يمكن وضع علامة «مُعَدّ» عليها بدونه. وحيثما كان للإجراء حساب أساسي، يستطيع الوكيل تنفيذه وإرفاق إيصاله.
- 04
التوقيع من شخص آخر
الاعتماد يذهب إلى شخص ثانٍ. ويُرفض للمُعِدّ أن يوقّع عمله. والرفض يعود ومعه سبب، والاتجاهان كلاهما مسجَّلان.
- 05
الفترة تُقفل، أو لا تُقفل
ما دام شيء مفتوحاً، يُرفض الإقفال، ويُخبرك بالضبط بما تبقّى. واختيارياً يحتاج الإقفال نفسه إلى توقيع ثانٍ، القاعدة ذاتها بمستوى أعلى.
- 06
ثم تصبح محمية
الفترة المقفلة تقفل الملفات المصدرية التي اعتمدتها. وإعادة رفع أحدها تُرفض حتى يُعاد فتح الفترة، وإعادة الفتح تُسجَّل، بمن قام بها ولماذا.
السجل
للإضافة فقط،
وقادر على إثبات ذلك.
كل إجراء يكتب سطراً: أُعِدّ، اعتُمد، رُفض، أُعيد إسناده، أُرفق مستند، أُزيل مستند، عُدّلت الحدود، أُقفلت الفترة، أُعيد فتح الفترة.
كل سطر مرتبط بما قبله. عدّل أي صف مباشرة في قاعدة البيانات وتنكسر كل بصمة بعده، ويبلّغ فحص ليلي عن موضع الكسر بالضبط. ويذكر الملف النتيجة في صفحته الأولى، لأن أول سؤال للمراجع عن أي سجل هو ما إذا كان قابلاً للتغيير.
للتوضيح. تسلسل إقفال إعادة فتح إقفال هو بالضبط ما لا تستطيع معظم الأنظمة إظهاره.
الحزمة
والتقرير في نهايتها.
انحرافات مقابل الموازنة أو الفترة السابقة، وأهمية نسبية تضعها أنت، وفحوص مطابقة، وتعليق مكتوب على الأرقام المحسوبة، مُصدَّر في ملف Excel، في كل مرة، بالنتيجة نفسها.
